Документы и договоры

Договоры, счета, акты и накладные теперь собираются прямо из сделки: данные подставляются из CRM, клиент сам дописывает свои реквизиты и подписывает документ по ссылке с телефона, а подписанный PDF возвращается в карточку.

Как это работает

Путь документа · 5 шагов, руками — один

В карточке сделки и клиента появилась кнопка «Документ», а в левом меню — раздел «Документы». Документ собирается из того, что уже есть в CRM: реквизиты вашей компании, данные клиента, товары и сумма сделки. Пустые поля клиента не нужно выпрашивать в переписке — он допишет их сам на странице подписи. После подписи PDF с подписями обеих сторон и печатью возвращается в карточку, а сделка переезжает на нужный этап.

Настройка за 3 шага

Пока документов нет, раздел встречает коротким стартом: три шага — и первый договор готов к отправке. Можно и пропустить настройку и сразу собрать документ.

1. Ваша компания. Достаточно ИНН — название, адрес, подписанта и основание полномочий Salebot подтянет из реестра. Не нашлась — хватит названия, остальное допишете позже.
2. Какой договор. Готовый из библиотеки или свой файл Word.
3. Как он работает. На каком этапе воронки договор собирается сам и куда перевести сделку, когда клиент подпишет.

Реквизиты компании — один раз

Компания заполняется в привычной форме: реквизиты, адрес, подписант, банк. ИНН, ОГРН и расчётный счёт проверяются по контрольной сумме — опечатка не уйдёт в договор. Банк и корсчёт подставляются по БИК. Здесь же загружаются факсимиле подписи и печать: они встанут в PDF на линию подписи. Компаний может быть несколько — например, ООО и ИП, — и у каждого шаблона своя.

Готовые шаблоны и свой Word

В библиотеке 15 готовых документов. Их не нужно загружать: они сразу есть в меню «Документ» в карточке сделки и клиента.

• Договоры: оказание услуг, поставка со спецификацией из товаров сделки, купля-продажа, подряд, аренда транспорта с экипажем и без, транспортная экспедиция, подбор персонала, кадровый аудит.
• Оплата и закрытие сделки: счёт с QR-кодом для оплаты, коммерческое предложение, акт выполненных работ, товарная накладная ТОРГ-12, УПД.
• Прочее: доверенность.

Свой договор в Word

Есть свой договор — загрузите его в .docx и поставьте в тексте ключи в фигурных скобках: {{company_name}}, {{client_full_name}}, {{doc_number}}. При сборке ключи заменятся данными, а в превью шаблона вместо ключей видны понятные подписи. Строка таблицы с ключами товара повторится для каждой позиции сделки. Все ключи с пояснениями и пример .docx — по ссылке «Какие ключи писать» в форме загрузки.

Что ещё настраивается у шаблона

• компания, от имени которой выписывается документ;
• нумератор: номера вида ДГ-0001/2026 и СЧ-0001/2026 ставятся сами и начинаются заново с нового года;
• подпись и печать в документе, QR-код для оплаты по ГОСТ Р 56042;
• формат листа (A4, A5, Letter) и ориентация;
• воронки, в которых шаблон доступен.

Документ по сделке за минуту

Документ создаётся из карточки сделки или клиента кнопкой «Документ» либо в разделе кнопкой «Создать документ»: выбираете шаблон и сделку, остальное Salebot соберёт сам.

Готовый документ открывается в панели: слева превью, справа — что ещё не заполнено.

• Всё известное уже подставлено: реквизиты вашей компании, данные клиента и его компании, товары и сумма сделки, номер и дата.
• Пустые поля разделены на ваши и клиентские. Ваши заполняются прямо в панели. Клиентские подсвечены в превью зелёным: клиент допишет их сам на странице подписи, а при желании их можно заполнить за него.
• Значения остаются в CRM — в компании, карточке клиента и сделке. В следующий раз спрашивать не придётся.
• «Нашли в переписке». ИИ-ассистент поищет в диалоге с клиентом данные для пустых полей — ИНН, адрес, сроки — и предложит подставить их одной кнопкой.

Счёт, акт, накладная — из товаров сделки

Позиции берутся из товаров сделки, итог и сумма прописью считаются сами. Количество можно поменять или добавить товар прямо в панели — изменение сохранится и в сделке. В счёте есть QR-код: клиент оплатит его из приложения банка без ручного ввода реквизитов.

Отправка клиенту

Ссылка на заполнение и подпись уходит в мессенджер клиента или на почту, если она подключена в проекте. Текст сообщения можно поправить, рядом видно, как его увидит клиент. После отправки в панели виден путь документа: собран, отправлен, у клиента, подписан. Если клиент не открывает ссылку, кнопка «Напомнить» отправит ему напоминание.

Клиент заполняет и подписывает с телефона

Клиенту ничего не нужно устанавливать и нигде регистрироваться: он открывает ссылку из чата и проходит три шага.

1. Ваши данные. То, что уже известно, заполнено. Клиент дописывает пустое: ИНН, реквизиты компании, подписанта. По ИНН данные компании подтягиваются из реестра, опечатка в номере подсвечивается сразу.
2. Проверьте документ. Весь текст перед глазами, данные клиента подсвечены зелёным. ФИО подписанта склоняется само: «в лице Смирновой Анны Сергеевны».
3. Подпись. ФИО и подпись пальцем на экране или картинкой. Фиксируются дата, время и IP-адрес.

Сразу после подписи клиент может скачать экземпляр с подписями, а копия приходит ему в тот же чат. Введённые реквизиты сохраняются в карточку: в следующем документе спрашивать их уже не будем.

После подписи

• В панели документа появляется отметка «Подписан клиентом»: кто и когда подписал, его подпись и подробности подписания.
• PDF с подписями обеих сторон и печатью скачивается в один клик — из панели, списка или карточки клиента.
• Сделка сама переходит на этап, выбранный в настройках шаблона, — в примере на «В работе».
• Ответственный за сделку получает уведомление «Клиент подписал документ».
• Реквизиты, которые ввёл клиент, сохраняются в его карточке в блоке «Компания». Следующий документ — например, счёт — соберётся уже полностью заполненным.

Все документы проекта — в одном списке с поиском и фильтрами по шаблону и статусу.

Автоматизация, права и уведомления

Договор собирается сам

В настройках шаблона или этапа воронки выбирается этап, на котором договор собирается автоматически. Сделка перешла на этап — карточкой, перетаскиванием в воронке, ботом или через API, — документ готов, а менеджеру приходит уведомление. Клиенту без нажатия менеджера ничего не уходит. Повторный переход на тот же этап второй договор не создаёт. Там же задаётся, куда перевести сделку после подписи.

Права сотрудников

В ролях появилась строка «Документы»: нет доступа, просмотр или редактирование. Один сотрудник только видит и скачивает документы, другой собирает и отправляет их, а у третьего раздела нет вовсе.

Уведомления

В настройках уведомлений появился раздел «Документы» с двумя событиями: «Документ собран по этапу сделки» и «Клиент подписал документ». Уведомления получают ответственный за сделку и автор документа, а если их нет — владелец проекта. События документа также попадают в историю сделки.

Где найти и с чего начать

1. Откройте раздел «Документы» в левом меню. Если пункта не видно, включите его через «Настроить меню».
2. Нажмите «Настроить первый договор» и пройдите мастер: компания по ИНН, договор из библиотеки, этапы воронки.
3. В «Компаниях» допишите банк и загрузите подпись с печатью — они встанут во все документы.
4. Откройте любую сделку, нажмите «Документ» и выберите шаблон — или переведите сделку на этап из мастера, и договор соберётся сам.
5. Нажмите «Отправить на заполнение и подпись» — и ждите уведомления о подписи.

На скриншотах — демо-проект с вымышленными компаниями и реквизитами.